Vous avez déjà eu un salarié absent plusieurs mois pour raison médicale, et vous vous êtes retrouvé coincé entre les droits acquis pendant l’absence et la gestion des congés à son retour ? Cette situation, de plus en plus courante, met souvent les chefs d’entreprise face à des calculs délicats. Les règles ont évolué récemment, et ce qui semblait simple il y a encore deux ans ne tient plus. Fini le temps où l’arrêt maladie gelait tout. Aujourd’hui, chaque jour d’absence peut générer des droits, et ignorer ces changements expose à des litiges coûteux. Voyons comment s’y retrouver sans perdre pied.
Les nouvelles règles de calcul des congés payés en 2025
Distinction entre maladie professionnelle et non professionnelle
Le point de départ essentiel, c’est la nature de l’arrêt. Tous les arrêts maladie ne se valent pas devant la loi. En cas de maladie d’origine non professionnelle, le salarié acquiert désormais 2 jours ouvrables de congés payés par mois d’absence. Ce droit est plafonné à 24 jours par période de référence, soit l’équivalent de 12 mois. En revanche, pour les accidents du travail ou maladies professionnelles (AT/MP), le taux monte à 2,5 jours par mois, sans plafond annuel, jusqu’à un maximum de 30 jours acquis. Cette distinction repose sur une exigence européenne : assimiler l’absence à du temps de travail effectif dans certaines situations.
L'assimilation au temps de travail effectif
C’est là que réside la rupture. Depuis la mise en conformité avec le droit de l’Union européenne, les arrêts maladie non professionnels sont désormais considérés, dans une certaine mesure, comme du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés. Autrement dit, même absent, le salarié continue à mûrir ses droits. Ce principe impose une vigilance accrue dans la gestion RH. L’indemnisation elle-même suit une logique précise : elle s’élève à 8 % de la rémunération brute sur la période de référence, calculée sur la base de l’horaire contractuel habituel, y compris pendant l’absence. Cette règle vise à protéger le salarié, mais elle pèse sur la trésorerie si elle n’est pas anticipée. Pour sécuriser votre gestion de la paie, il est utile de consulter des conseils pour le calcul des congés payés pendant un arrêt maladie afin d'appliquer les nouveaux plafonds légaux.
| 🗓️ Type d'arrêt | 📅 Jours acquis par mois | 💰 Plafond annuel | 💶 Indemnisation moyenne |
|---|---|---|---|
| Maladie non professionnelle | 2 jours ouvrables | 24 jours par période de référence | 8 % de la rémunération brute |
| Accident du travail / Maladie professionnelle | 2,5 jours ouvrables | 30 jours maximum acquis | 8 % de la rémunération brute |
Les obligations de l'employeur lors du retour du salarié
- 📌 Dans le mois suivant la reprise effective du travail, l’employeur doit informer le salarié par écrit du solde de congés payés acquis pendant son absence.
- 📌 Cette notification doit inclure la date limite à laquelle les congés doivent être pris, sous peine d’extinction du droit.
- 📌 Les congés acquis pendant l’arrêt peuvent être reportés, mais leur prise est limitée à 15 mois à compter de la fin de la période de référence.
- 📌 L’employeur a l’obligation de mettre en place un suivi clair de chaque dossier d’absence, surtout lorsqu’il s’agit d’arrêts longs ou répétés.
À y regarder de plus près, cette obligation d’information n’est pas qu’une formalité. Elle engage la responsabilité de l’entreprise. En cas d’absence de notification, le salarié peut contester la forclusion des droits et exiger une indemnité compensatrice. Or, cette indemnité peut représenter plusieurs mois de salaire, surtout si les jours accumulés n’ont pas été utilisés. Ce n’est pas gagné d’avance devant les prud’hommes. Le juge retiendra souvent que c’est à l’employeur de prouver qu’il a informé, et non l’inverse.
Anticiper les risques de litiges liés aux congés
Gérer la période de report et de forclusion
Le délai de 15 mois pour consommer les congés acquis pendant l’arrêt n’est pas automatique. Il débute à la fin de la période de référence, mais aussi à compter de la notification écrite par l’employeur. Autrement dit, si vous oubliez de prévenir votre salarié, le compte à rebours ne commence pas. Résultat : les droits restent ouverts, et le risque d’indemnisation en cas de rupture du contrat s’accroît. Il faut donc rigueur et proactivité. Imaginez un employé en arrêt six mois, puis revenu au travail. Sans notification claire, ses 12 jours acquis restent “en suspens” indéfiniment. Et en cas de licenciement un an plus tard ? Vous pourriez devoir payer une indemnité compensatrice pour ces jours non pris. À éviter à tout prix.
Le droit d'action en cas de manquement
Si l’employeur ne respecte pas son obligation d'information, le salarié dispose d’un droit d’action en paiement d’une indemnité compensatrice. Le délai de prescription est étendu : il peut agir jusqu’à deux ans après la fin du délai de prise des congés. Et ce, même si l’absence date de plusieurs années. En pratique, cela signifie que des erreurs de gestion peuvent revenir vous hanter longtemps. D’où l’importance de mettre en place un système de suivi fiable - que ce soit via un logiciel RH ou un tableau de bord interne. Tous les arrêts prolongés doivent faire l’objet d’un suivi individualisé. C’est du solide pour éviter les mauvaises surprises.
Les demandes courantes
J'ai un collaborateur qui enchaîne plusieurs arrêts courts, est-ce que le plafond de 24 jours s'applique par arrêt ?
Non, le plafond de 24 jours ouvrables est annuel et s’applique à l’ensemble des absences pour maladie non professionnelle sur une même période de référence. Il ne se réinitialise pas à chaque nouvel arrêt. Même s’ils sont discontinus, tous les mois d’absence sont cumulés pour déterminer l’acquisition des droits.
Concrètement, est-il plus avantageux de maintenir le salaire ou de calculer au 10ème ?
L’indemnité de congés payés est généralement calculée au plus favorable pour le salarié : soit en appliquant un coefficient de 8 % sur la rémunération brute, soit selon la règle du 1/10e de la rémunération annuelle. La méthode du 1/10e peut être plus avantageuse en cas de primes importantes ou d’heures supplémentaires, mais le 8 % reste la règle de base.
Sur le terrain, comment mes collègues gèrent-ils la notification écrite ?
Beaucoup d’entreprises intègrent une mention claire dans le bulletin de paie de reprise ou envoient un courrier dédié dans le mois suivant le retour. L’important est d’avoir un support écrit daté et signé, archivé dans le dossier du salarié. Certains utilisent des modèles standardisés pour gagner du temps et limiter les oublis.
Quels sont les frais imprévus si j'oublie d'informer mon salarié ?
Outre l’indemnité compensatrice pour les jours non pris, vous risquez des frais de procédure en cas de saisine des prud’hommes. Les montants peuvent s’élever rapidement, surtout si plusieurs salariés sont concernés. Le coût administratif et judiciaire dépasse souvent celui d’une simple correction en interne.